Nhiều công ty nhỏ ngại chi tiền cho phần mềm nên cứ dùng Excel mãi. Đến khi dữ liệu nhiều lên, file nào cũng có vài bản khác nhau, và tìm một báo giá cũ mất cả buổi chiều. Phần mềm miễn phí có thể là bước đệm tốt, miễn là bạn chọn đúng loại và hiểu rõ giới hạn của nó.
Bài này gom lại Top 5 phần mềm doanh nghiệp miễn phí đáng dùng cho công ty nhỏ mới chuyển đổi số. Thay vì chỉ khen, chúng tôi nói thẳng giới hạn của từng nhóm, để bạn biết lúc nào nên nâng cấp.
Những tiêu chí dùng để chọn trong bài
Tiêu chí đầu tiên là bản miễn phí phải đủ dùng thật, không phải bản thử vài ngày rồi bắt trả phí. Nhiều sản phẩm gắn mác miễn phí nhưng giới hạn quá chặt, đội từ 15 người trở lên gần như không dùng được.
Tiêu chí thứ hai là cộng đồng đủ lớn. Khi gặp lỗi lúc nửa đêm, bạn cần tìm được cách khắc phục trên mạng trong vài phút. Phần mềm ít người dùng thường khiến việc này tốn thời gian hơn hẳn.
Cuối cùng là khả năng xuất dữ liệu. Nếu một ngày bạn muốn chuyển sang công cụ khác, dữ liệu phải lấy ra được dưới dạng file thông dụng.
Quản lý tồn kho và đơn hàng cho xưởng nhỏ
Thử hình dung một xưởng may nhỏ có khoảng 200 mã vải và phụ liệu. Khi ghi sổ tay, người quản lý thường chỉ biết tồn kho sau khi đếm tay, nên đến lúc cần đặt hàng thì đã thiếu. Phần mềm quản lý tồn kho giúp số liệu cập nhật ngay khi có đơn nhập hoặc đơn xuất, không phải đợi cuối ngày.
Loại này hợp với xưởng có vài chục đến vài trăm mã sản phẩm. Bản miễn phí thường giới hạn số sản phẩm hoặc số tài khoản đăng nhập cùng lúc, nên xưởng lớn hơn sẽ sớm chạm trần. Nếu cần ghép thêm việc theo dõi máy móc, bạn có thể đọc giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị xưởng sản xuất để so sánh.
Quản lý công việc nhóm bằng bảng Kanban
Kanban là bảng công việc chia theo cột như “Cần làm”, “Đang làm” và “Đã xong”. Nhìn lướt qua là biết ai đang giữ việc nào, và việc nào bị kẹt ở cột nào lâu nhất.
Giả sử team sáu người đang làm website cho một khách hàng. Thêm một cột “Chờ nội dung” giúp cả nhóm thấy ngay phần nào đang nghẽn vì khách chưa gửi ảnh. Công cụ miễn phí thường đủ cho các thao tác này, còn báo cáo tự động hay tích hợp với hệ thống khác thì thường nằm ở bản trả phí.
Hóa đơn điện tử cho công ty mới làm quen
Theo quy định hiện hành, phần lớn doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử, nên làm quen sớm là hợp lý dù công ty còn ít giao dịch. Một số nhà cung cấp cho dùng miễn phí với số hóa đơn giới hạn mỗi tháng, đủ để công ty mới tập quen quy trình.
Trước khi dùng chính thức, hãy đối chiếu phần mềm với quy định hiện hành, hoặc hỏi kế toán. Chọn sai công cụ có thể khiến hóa đơn không hợp lệ khi quyết toán thuế, và sửa lại sau đó tốn công hơn nhiều so với cẩn thận từ đầu.
Tạo trang giới thiệu nhanh mà không cần biết lập trình
Công ty chưa có ngân sách thuê dev riêng thường cần một trang giới thiệu sản phẩm trong vài ngày. Nhóm công cụ kéo thả giúp làm được việc này. Bạn chọn khối có sẵn, điền nội dung, đổi màu, và trang đã lên sóng trong buổi chiều.
Đổi lại, khả năng tùy biến sâu bị giới hạn. Khi công ty cần thêm chức năng đặt hàng, nhiều trang trong cùng hệ thống, hay tích hợp kế toán, bạn sẽ muốn chuyển sang nền tảng mạnh hơn. Nếu đã dùng WordPress hoặc định dùng, hướng dẫn sử dụng WordPress và công nghệ web từ A-Z sẽ giúp bạn chuẩn bị cho bước đó.
Sao lưu dữ liệu website trước khi cập nhật
Ví dụ, bạn cập nhật một plugin WordPress vào buổi tối, sáng hôm sau trang web trắng trơn. Nếu đã có bản sao lưu từ đêm trước, khôi phục chỉ mất vài phút. Không có bản sao lưu, bạn có thể phải dựng lại gần như từ đầu.
Bản miễn phí của các công cụ sao lưu thường giới hạn dung lượng hoặc số lần sao lưu mỗi ngày. Khi website có thêm nhiều ảnh và đơn hàng, nên tính đến gói trả phí. Song song với sao lưu, việc theo dõi website có đang chạy ổn định không cũng rất cần. Bạn có thể dùng công cụ theo dõi uptime website miễn phí cho dự án nhỏ để nhận báo khi trang bị sập.
Những sai lầm hay gặp khi chọn phần mềm miễn phí
Lỗi phổ biến nhất là chỉ nhìn chữ “miễn phí” mà không đọc kỹ giới hạn đi kèm. Có công ty đăng ký xong mới biết gói này chỉ cho ba người dùng, trong khi cả team đã có tám người. Đọc trang giá trước khi đăng ký chỉ mất vài phút, còn gỡ lại dữ liệu đã nhập thì mất nhiều hơn.
Lỗi thứ hai là dùng quá nhiều công cụ rời rạc. Mỗi phần mềm giữ một mảnh dữ liệu, cuối cùng người phụ trách vẫn phải gom tay như cũ. Ưu tiên ít công cụ nhưng đồng bộ với nhau thường có lợi hơn.
Nếu cần thuê ngoài việc triển khai, nên đọc trước 5 điều cần biết về outsourcing công nghệ trước khi thuê đội dev ngoài để hiểu rõ phạm vi công việc trước khi ký. Còn muốn theo dõi thêm xu hướng công nghệ cho doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể xem tech-buzz.net.
Lên kế hoạch nâng cấp trước khi bị ép
Không ai muốn chuyển dữ liệu gấp khi công ty đang chạy hết công suất. Vì vậy ngay từ đầu nên ghi lại ngưỡng của từng công cụ: bao nhiêu người, bao nhiêu đơn, bao nhiêu dung lượng. Khi mức dùng bắt đầu chạm khoảng tám mươi phần trăm ngưỡng, đó là lúc nên tính chi phí nâng cấp.
Hãy kiểm tra lại giới hạn trên trang chủ từng sản phẩm vào thời điểm dùng, vì gói miễn phí thường thay đổi. Các nhận định trong bài chỉ mang tính tham khảo chung về nhóm chức năng.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm miễn phí có đủ an toàn cho dữ liệu khách hàng không?
Tùy nhà cung cấp. Nên chọn sản phẩm có tên tuổi và công bố rõ chính sách bảo mật. Với dữ liệu khách hàng nhạy cảm, đừng dùng một công cụ không rõ nguồn gốc chỉ vì nó miễn phí.
Khi nào nên chuyển sang bản trả phí?
Khi số người dùng, dữ liệu hay giao dịch chạm ngưỡng miễn phí, hoặc khi cần một tính năng mà bản miễn phí không có. Nếu hai điều này chưa xảy ra, bản miễn phí vẫn có thể đủ dùng.
Nên dùng nhiều công cụ nhỏ hay ít công cụ nhưng đồng bộ?
Ít công cụ mà dữ liệu thông suốt thường đáng giá hơn. Công cụ càng nhiều, việc gom số liệu về một chỗ càng tốn thời gian.
Hóa đơn điện tử miễn phí có dùng chính thức được không?
Được, nếu phần mềm đáp ứng quy định hiện hành. Không phải công cụ miễn phí nào cũng đạt chuẩn, nên hãy kiểm tra trước khi phát hành hóa đơn đầu tiên.
