Giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp đang được nhắc đến nhiều hơn bao giờ hết. Gần như tuần nào đội ngũ chúng tôi cũng nhận được cùng một câu hỏi: công ty có năm đến mười nhân sự thì nên số hóa bộ phận nào trước? Đây là câu hỏi rất thực tế. Ngân sách của doanh nghiệp nhỏ thường có hạn, nên không thể đầu tư dàn trải cùng lúc cho mọi phòng ban.
Trong bài này, chúng tôi chia sẻ góc nhìn đúc kết từ những dự án đã trực tiếp tư vấn. Hy vọng bạn sẽ tự tin hơn khi chọn điểm khởi đầu cho riêng mình. Không có công thức chung nào áp dụng cho mọi nơi, nhưng có một số nguyên tắc khá nhất quán mà chúng tôi thấy lặp lại qua nhiều năm.
Vì sao thứ tự triển khai giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp lại quan trọng
Nhiều doanh nghiệp nhỏ mắc một sai lầm khá giống nhau. Thấy đối thủ dùng phần mềm nào, họ mua ngay phần mềm đó. Ít ai dừng lại hỏi xem nó có khớp với quy mô và bài toán của mình hay không.
Chúng tôi từng hỗ trợ một xưởng đồ gỗ ở Bình Dương. Chủ xưởng đã mua một phần mềm ERP hơn trăm triệu đồng, chỉ vì nghe nói doanh nghiệp lớn nào cũng dùng. Sau ba tháng, nhân viên chỉ thực sự sử dụng đúng một module chấm công. Phần còn lại gần như bỏ trống, vì quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa để đưa vào hệ thống.
Số hóa sai thứ tự giống như xây nhà từ mái xuống móng. Bên ngoài trông hiện đại, nhưng nền tảng bên dưới vẫn lỏng lẻo. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nên bắt đầu từ bộ phận tạo ra dòng tiền và dữ liệu quan trọng nhất, rồi mới mở rộng sang các bộ phận hỗ trợ. Nói cách khác, hãy ưu tiên chỗ đang đau nhất, nơi ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.
Bắt đầu từ kế toán và tài chính, vì đây là mạch máu của doanh nghiệp
Nếu phải chọn một bộ phận để số hóa trước, chúng tôi thường khuyên bắt đầu từ kế toán và dòng tiền. Lý do khá đơn giản. Đây là nơi phản ánh sức khỏe thật sự của doanh nghiệp. Một cửa hàng ghi sổ tay hoặc dùng Excel rời rạc rất dễ thất thoát công nợ. Nhầm lẫn hóa đơn hay phát hiện lỗ quá muộn cũng là chuyện thường gặp.
Phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và các công cụ quản lý thu chi hiện nay không còn đắt đỏ như trước. Chúng tôi từng làm việc với một chuỗi cửa hàng thời trang nhỏ tại Cần Thơ. Sau khi chuyển từ sổ tay sang một phần mềm kế toán đơn giản, chủ cửa hàng phát hiện điều bất ngờ: một chi nhánh đã âm thầm lỗ suốt hai tháng liền, vì chi phí vận chuyển bị tính sai. Nếu không có dữ liệu rõ ràng, có lẽ họ còn mất thêm vài tháng mới nhận ra.
Khi bộ phận tài chính đã có dữ liệu sạch, các quyết định số hóa tiếp theo sẽ chính xác hơn nhiều. Bạn biết rõ ngân sách còn lại là bao nhiêu, và nên ưu tiên đầu tư vào đâu trước. Đây cũng là nền để bạn đánh giá đúng chi phí và lợi ích của từng giải pháp về sau.
Số hóa bán hàng và chăm sóc khách hàng
Sau tài chính, bộ phận thứ hai chúng tôi thường đề xuất là bán hàng và chăm sóc khách. Với doanh nghiệp nhỏ, khách cũ quay lại mua thường quan trọng hơn việc tìm khách mới. Giữ chân khách hàng rẻ hơn nhiều so với chi phí quảng cáo để kéo khách mới về.
Một phần mềm CRM dù đơn giản cũng rất hữu ích cho nhân viên bán hàng. Nó giúp họ nhớ ai đã mua gì, mua khi nào và nên chăm sóc lại lúc nào. Chúng tôi từng thấy một tiệm spa nhỏ chỉ dùng CRM với chi phí vài trăm nghìn mỗi tháng. Doanh thu từ khách quay lại tăng rõ rệt chỉ sau một quý. Hệ thống tự nhắc lịch chăm sóc định kỳ cho từng khách, nên việc quên lịch giảm hẳn.
Bộ phận bán hàng cũng cần một hiện diện số đúng nghĩa. Nếu doanh nghiệp chưa có website, đây là lúc nên tìm hiểu khái niệm lập trình website cơ bản. Hiểu rõ mình đang đầu tư vào cái gì sẽ giúp bạn tránh bị báo giá mập mờ, và tránh nhận về một sản phẩm không đúng nhu cầu.
Website và hiện diện số, bộ mặt của doanh nghiệp trên internet
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ nghĩ website là thứ có cũng được, không có cũng chẳng sao, nhất là khi bán hàng qua mạng xã hội đã ổn. Nhưng chúng tôi nhận thấy khách hàng ngày càng có thói quen tìm tên doanh nghiệp trên Google trước khi quyết định mua. Điều này đặc biệt đúng với đơn hàng giá trị cao. Nếu không tìm thấy gì, hoặc chỉ thấy một fanpage sơ sài, họ dễ chuyển sang đối thủ trông chuyên nghiệp hơn.
Website không cần cầu kỳ ngay từ đầu. Với ngân sách hạn chế, bạn có thể bắt đầu bằng một trang giới thiệu đơn giản, đủ thông tin liên hệ, sản phẩm và vài đánh giá từ khách cũ. Nội dung cần rõ ràng, tốc độ tải nhanh và hiển thị tốt trên điện thoại. Phần lớn khách hiện nay tìm kiếm bằng di động chứ không còn ngồi trước máy tính bàn.
Thanh toán trực tuyến và vận hành nội bộ
Khi đã có website hoặc kênh bán hàng online, bài toán tiếp theo là thanh toán. Rất nhiều đơn hàng bị bỏ giỏ chỉ vì khách không có cách trả tiền thuận tiện. Họ phải chờ nhân viên gọi điện xác nhận chuyển khoản thủ công, khá mất thời gian. Việc tích hợp các cổng thanh toán trực tuyến phổ biến hiện nay giúp rút ngắn thời gian chốt đơn, đồng thời giảm khối lượng đối soát cho bộ phận kế toán vì tiền về đã được ghi nhận tự động.
Bên cạnh thanh toán, một số quy trình vận hành nội bộ cũng nên được số hóa sớm. Theo quan sát của chúng tôi, ba mảng sau thường đáng ưu tiên:
- Quản lý kho hàng, để tránh nhập sai số lượng hoặc nhận đơn cho sản phẩm đã hết.
- Quản lý đơn hàng, giúp nhân viên không phải ghi chép chồng chéo trên nhiều sổ khác nhau.
- Quản lý lịch giao hàng, đặc biệt quan trọng với cửa hàng có nhiều đơn giao trong ngày.
Ba mảng này thường đi cùng nhau vì chia sẻ chung một nguồn dữ liệu là đơn hàng. Nếu tách rời, mỗi nơi sẽ có một kiểu dữ liệu khác nhau, rất khó đối chiếu khi có sai sót. Vì vậy, khi triển khai, chúng tôi thường khuyên chọn các giải pháp có thể kết nối với nhau thay vì mua nhiều công cụ rời rạc.
Marketing và dữ liệu khách hàng, bước nâng cao khi đã có nền tảng
Khi các bộ phận cốt lõi đã ổn định, doanh nghiệp mới nên nghĩ đến việc đầu tư sâu hơn cho marketing, đặc biệt là các công cụ tự động hóa và phân tích dữ liệu khách hàng. Đây cũng là giai đoạn nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến giải pháp AI giúp cắt giảm chi phí vận hành, chẳng hạn công cụ hỗ trợ soạn nội dung, chatbot trả lời khách ngoài giờ, hay hệ thống phân tích hành vi mua sắm để gợi ý sản phẩm phù hợp hơn.
Tuy vậy, chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng marketing công nghệ cao chỉ phát huy khi dữ liệu nền bên dưới đã sạch. Một chatbot thông minh cũng trở nên vô dụng nếu thông tin sản phẩm và giá trong hệ thống không được cập nhật kịp thời. Đó là lý do chúng tôi thường xếp marketing vào giai đoạn sau, dù đây lại là mảng khiến nhiều chủ doanh nghiệp hào hứng nhất khi mới tìm hiểu chuyển đổi số.
Nhân sự và quy trình nội bộ, đừng bỏ quên dù ít khi được ưu tiên
Bộ phận nhân sự thường bị xếp cuối trong danh sách số hóa của doanh nghiệp nhỏ, vì nó ít tác động trực tiếp đến doanh thu. Nhưng quy mô công ty tạo ra khác biệt rõ rệt. Khi số nhân sự lên khoảng mười lăm đến hai mươi người trở lên, việc chấm công và tính lương thủ công bắt đầu gây nhiều sai sót. Bộ phận hành chính mất thêm thời gian, và đôi khi sự hài lòng của nhân viên cũng bị ảnh hưởng.
Một phần mềm chấm công và tính lương tự động không tốn quá nhiều chi phí, nhưng giúp giảm tải đáng kể cho hành chính nhân sự. Đồng thời, nó hạn chế tranh cãi về công và lương giữa nhân viên với công ty, vì mọi con số đều có cơ sở rõ ràng. Đây không phải bộ phận cần số hóa đầu tiên, nhưng chắc chắn không nên bỏ qua khi doanh nghiệp đã phát triển ổn định hơn.
Chọn điểm bắt đầu phù hợp với chính doanh nghiệp của bạn
Nhìn lại toàn bộ hành trình, chúng tôi cho rằng không có một lộ trình số hóa chung cho mọi doanh nghiệp. Mỗi ngành nghề và quy mô sẽ có bài toán ưu tiên khác nhau. Một cửa hàng bán lẻ có thể cần số hóa bán hàng trước, trong khi xưởng sản xuất lại cần chuẩn hóa quy trình kho trước tiên.
Bạn nên xác định bộ phận nào đang gây thất thoát nhiều nhất, hoặc bộ phận nào đang kìm hãm doanh thu tăng trưởng. Hãy bắt đầu từ đó thay vì chạy theo xu hướng của người khác. Chúng tôi tin rằng số hóa từng bước sẽ bền vững hơn đầu tư ồ ạt, và có nền tảng vững chắc ở mỗi giai đoạn quan trọng hơn nhiều so với việc bỏ dở giữa chừng.
Nếu bạn còn phân vân chưa biết bắt đầu từ đâu, đội ngũ chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe câu chuyện của doanh nghiệp bạn. Cùng nhau, chúng ta có thể tìm ra lộ trình phù hợp nhất với ngân sách và mục tiêu hiện tại.
