Đánh giá công cụ, nền tảng và website hữu ích luôn là bước đầu tiên chúng tôi thực hiện khi một đội nhỏ nhờ tư vấn chọn phần mềm quản lý công việc. Với vài người làm chung, câu hỏi quan trọng không nằm ở việc công cụ nào mạnh nhất. Điều cần xem là nó có đủ dùng hay không. Đồng thời, mỗi sáng mở ra, mọi người có còn thấy ngại hay không.
Chúng tôi đã gặp không ít nhóm đăng ký một phần mềm rất đồ sộ, rồi bỏ dở chỉ sau vài tuần. Bài viết này chia sẻ cách bên mình nhìn nhận vấn đề. Hy vọng bạn có thêm một góc tham khảo khi tự đánh giá các công cụ miễn phí cho đội của mình.
Nhu Cầu Quản Lý Công Việc Của Đội Nhóm Nhỏ
Từng có một startup năm thành viên tìm đến chúng tôi. Họ đã thử một phần mềm quản lý dự án dành cho doanh nghiệp lớn nhưng bỏ giữa chừng. Lý do khá đơn giản: có quá nhiều tính năng mà đội chưa bao giờ cần đến. Phân quyền nhiều cấp, báo cáo đa chiều, quy trình phê duyệt phức tạp, tất cả nghe rất ấn tượng. Thế nhưng với năm người cùng ngồi một phòng, chúng chỉ làm giao diện rối lên.
Người dùng mất thời gian tìm nút bấm thay vì làm việc. Đội nhỏ thường cần điều giản dị hơn nhiều. Họ muốn một nơi duy nhất để ghi đầu việc, biết ai đang làm gì và hạn chót rơi vào ngày nào. Khi có một chỗ tập trung như vậy, cuộc họp đầu tuần ngắn đi rõ rệt. Ít ai phải nhắn tin hỏi lại tiến độ. Người quản lý cũng không cần ghép thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Ưu tiên miễn phí hoặc chi phí thấp trong giai đoạn đầu là điều dễ hiểu. Ngân sách còn eo hẹp, phần lớn nguồn lực phải dồn vào việc tạo ra sản phẩm hay dịch vụ. Bên mình thường khuyên chọn công cụ có gói miễn phí đủ dùng để thử quy trình trước. Chỉ nên nâng cấp khi thật sự chạm giới hạn về dung lượng hoặc tính năng nâng cao. Đừng trả tiền cho những thứ chưa cần đến.
Điểm Mạnh Yếu Của Một Số Công Cụ Phổ Biến
Điểm chung mà chúng tôi đánh giá cao ở nhiều công cụ hiện nay là giao diện dễ làm quen. Phần lớn dùng dạng bảng hoặc bảng kéo thả. Nhờ vậy, một thành viên chưa từng dùng phần mềm quản lý dự án vẫn có thể bắt đầu sau vài phút hướng dẫn. Với đội nhỏ, tốc độ làm quen quan trọng hơn số lượng tính năng.
Tuy vậy, điểm yếu cũng cần nói rõ. Giao diện đẹp chưa chắc đã hợp với cách làm việc của bạn. Có công cụ mạnh về bảng công việc trực quan nhưng yếu ở khâu nhắc việc tự động. Có công cụ lại thiên về ghi chú và tài liệu hơn là theo dõi tiến độ. Khi đọc đánh giá, hãy tự hỏi đội mình thực sự cần gì nhất trong tuần tới.
Giới hạn số thành viên hoặc dung lượng ở gói miễn phí
Đây là điểm yếu mà chúng tôi nhắc đi nhắc lại khi tư vấn. Nhiều công cụ giới hạn số thành viên, dung lượng file đính kèm hoặc số dự án ở gói miễn phí. Một đội đang phát triển nhanh có thể chạm ngưỡng chỉ sau vài tháng. Lúc đó buộc phải nâng cấp sớm hơn dự kiến.
Vì vậy, trước khi gắn bó, hãy đọc kỹ điều khoản gói miễn phí. Sau đó thử ước tính xem đội mình sẽ dùng bao nhiêu dung lượng trong một năm tới. Ước tính sơ sài thường dẫn đến những bất ngờ không vui. Chúng tôi từng gặp một nhóm bốn người dùng gói miễn phí rất ổn trong ba tháng đầu. Đến tháng thứ tư, họ bắt đầu gửi nhiều bản thiết kế qua file đính kèm và nhanh chóng đụng giới hạn. Việc chuyển sang gói trả phí không khó, nhưng họ mất gần hai tuần để di chuyển dữ liệu. Nếu tính trước từ đầu, bài toán này đã không xảy ra.
Tiêu Chí Chọn Công Cụ Phù Hợp Thay Vì Chạy Theo Trend
Theo kinh nghiệm của bên mình, khả năng tích hợp với những phần mềm đội đang dùng quan trọng hơn sức hút của một cái tên đang nổi. Một công cụ đẹp nhưng không kết nối được với email, lịch làm việc hay ứng dụng trò chuyện nội bộ sẽ buộc người dùng sao chép thông tin qua lại. Những thao tác thừa nghe thì nhỏ, nhưng sau vài tháng đủ khiến đội bỏ dần thói quen cập nhật.
Chúng tôi cũng hay nhắc các nhóm đừng đổi công cụ liên tục chỉ vì thấy ai đó đang khen. Mỗi lần chuyển đổi đều tốn thời gian làm quen lại từ đầu, và dữ liệu cũ đôi khi không di chuyển trọn vẹn. Nếu bạn muốn xem thêm các đánh giá công cụ, nền tảng và website hữu ích cho công việc hằng ngày, chuyên mục của bên mình vẫn cập nhật thường xuyên để bạn so sánh trước khi quyết định.
Một cách thử nghiệm chúng tôi thường gợi ý là cho cả đội dùng thử trong hai đến bốn tuần trên một dự án thật. Đừng chỉ tạo tài khoản rồi để đó. Trong thời gian này, hãy quan sát xem thành viên có tự giác cập nhật tiến độ không, và có thấy phiền khi thao tác không. Đây mới là thước đo thực tế cho biết công cụ có hợp lâu dài hay chỉ đang thêm việc cho cả nhóm.
Khi cần tìm hiểu thêm về cách làm việc số, bạn có thể tham khảo Top 5 phần mềm doanh nghiệp miễn phí đáng dùng cho công ty nhỏ mới chuyển đổi số, nơi chúng tôi phân tích thêm các lựa chọn cho quy trình nội bộ. Nếu đội bạn đang lên kế hoạch xây dựng hệ thống riêng, 5 điều cần biết về outsourcing công nghệ trước khi thuê đội dev ngoài cũng là gợi ý hữu ích. Với các đội làm việc tại xưởng hoặc kho, bạn có thể đọc thêm về mã QR quản lý kho giúp nhân viên cập nhật ít sai hơn để thấy một ví dụ ứng dụng số khác.
Kết Luận
Công cụ tốt nhất với đội nhỏ thường là công cụ mọi người thực sự mở ra mỗi ngày, chứ không phải công cụ nhiều tính năng nhất hay được xếp hạng cao nhất. Bên mình khuyên bạn nên thử miễn phí trước khi cam kết trả phí dài hạn, để đội có đủ thời gian đánh giá xem công cụ có khớp với cách làm việc hiện tại hay không.
Nếu đội nhóm của bạn đang ở giai đoạn đầu, hãy bắt đầu đơn giản và để nhu cầu thực tế dẫn dắt các bước nâng cấp sau này. Đừng vội đầu tư vào một hệ thống quá lớn khi chưa cần đến.
