Thiết bị văn phòng phẩm bao gồm nhiều vật dụng khác nhau và mỗi vật dụng đều sở hữu một chức năng riêng nhằm hỗ trợ cho công việc văn phòng đạt được hiệu quả cao nhất. Ngày nay, thiết bị văn phòng ngày càng được mở rộng về danh mục sản phẩm và đa dạng về chức năng để có thể đáp ứng tốt nhất từng nhu cầu cụ thể của người sử dụng. Sau đây, bài viết sẽ liệt kê 9 thiết bị văn phòng cần thiết nhất mà một doanh nghiệp cần lựa chọn cho văn phòng của mình.
Giấy in ấn
Giấy in ấn là văn phòng phẩm không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực, nó hỗ trợ hầu hết các công việc của văn phòng. Trong đó phải kể đến A4, đây là loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất với mục đích như: Photo, in ấn, làm hợp đồng, thông cáo, thông báo, công văn, lịch trình,…
Giấy note
Là loại giấy thường được dân văn phòng ưu ái sử dụng, giấy notes giúp ghi nhớ, lên lịch những công việc quan trọng. Thường có màu sắc bắt mắt, giúp cho người sử dụng ghi lại những ý tưởng sáng tạo hay những chi tiết quan trọng trong công việc.
Bút viết
Đây là loại vật dụng quan trọng nhất ở nơi làm việc, không chỉ dùng riêng cho công việc liên quan đến văn phòng mà được dùng trong hầu hết tất cả các lĩnh vực.
Ngày nay bút viết không dừng lại ở bút chì hay bút bi (được sử dụng thông dụng nhất) mà bút viết ngày càng được đa dạng về mẫu mã cũng như chức năng như: bút bi, bút chì, bút hightlight, bút dạ, bút xóa, bút cắm bàn,… có thể được tìm thấy ở đa số các cửa hàng văn phòng phẩm
Sổ văn phòng
Môi trường văn phòng không thể thiếu những cuốn sổ nhằm lưu giữ những dữ liệu cần thiết trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, các công việc điển hình như kế toán cũng cần sổ sách để thực hiện các công tác liên quan đến kế toán như: Các loại phiếu thu chi, hóa đơn, phiếu xuất kho, lương thưởng hay chế độ,…
Bìa hồ sơ
Bìa hồ sơ hỗ trợ cho người làm công việc văn phòng trong công tác sắp sếp và lưu trữ hồ sơ theo từng mục đích cụ thể như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ hoặc các tài liệu quan trọng của cơ quan. Giúp quản lý hiệu quả tài liệu trong những buổi họp, gặp mặt khách hàng hay ký kết hợp đồng. Đây cũng là một loại thiết bị văn phòng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp được phân loại như: bìa còng, bìa lưu trữ, bìa phân trang, bìa album tùy vào mục đích sử dụng để chọn loại bìa hồ sơ phù hợp.
Khay – kệ lưu trữ
Cũng là một hình thức để dân văn phòng quản lý hồ sơ tài liệu của mình được tốt hơn, giúp tối đa không gian văn phòng và bàn làm việc. Khay và kệ lưu trữ giúp quản lý giấy tờ hay hồ sơ ngay cả khi đã sử dụng bìa lưu trữ một cách gọn gàng và khoa học sẽ hỗ trợ tốt cho quá trình tìm kiếm tài liệu.
Hộp cắm bút
Ngoài bút viết, một người làm việc văn phòng thường sử dụng thêm nhiều công cụ hỗ trợ khác như kéo, thước, dao rọc giấy, kim bấm, băng keo, bút xóa, dây quấn,…để tránh sự thiếu ngăn nắp nơi làm việc và thất lạc thì lúc này hộp cắm bút chính là lựa chọn hợp lý nhất.
Máy tính cầm tay
Ngày nay công việc tính toán, kế toán hầu hết đã có công cụ và phần mềm hiện đại trợ giúp. Tuy nhiên một vài công việc tính toán đơn thuần và tức thời thì máy tính cầm tay vẫn là lựa chọn thích hợp nhất. Cho nên từ trước tới nay đây vẫn luôn nhận được ưu tiên của các doanh nghiệp trong công tác chuẩn bị các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho văn phòng của mình.
Các loại máy văn phòng
Một văn phòng hiện đại đòi hỏi nhiều hơn những thiết bị văn phòng phẩm thông thường và cần các loại máy móc như máy tính, máy in, photo, máy fax,…nhằm hỗ trợ cho công việc hiệu quả hơn, tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn.
Trên đây, bài viết đã đề cập đến 9 loại thiết bị văn phòng phẩm cần thiết và được lựa chọn nhiều nhất mà một doanh nghiệp cần có. Ngoài những thiết bị trên còn có một số vật dụng như kim bấm, dao kéo, keo dán, dấu hoàn công, hay các thiết bị như usb, bảng tên, bản kim, thiết bị điện,…tùy thuộc vào mục đích mà từng đối tượng sử dụng sẽ có sự lựa chọn hợp lý cho mình.
